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Por John Klaess

Existem alguns casos em que o papel supera o digital. Origami, cartões de agradecimento, artes e ofícios − todos se beneficiam das propriedades físicas do papel.

Porém, quando se tratar de auditorias de processos, esse definitivamente não é o caso. Os métodos de auditoria baseados em papel são difíceis de manter. Eles são propensos a erros, e extrair qualquer insight deles pode exigir um grande esforço.

Nós já usamos nossos smartphones para quase tudo, portanto, porque não usa-los rotineiramente nas auditorias de processos?

Neste guia, nós o conduziremos através dos aplicativos da Tulip para auditorias de processos no seu smartphone.

Nós lhe mostraremos:

  1. Como otimizar as auditorias
  2. Como a Tulip simplifica o gerenciamento das auditorias
  3. Os resultados que você poderá esperar com dados das auditorias em tempo real

Como otimizar as auditorias com seus smartphones

Por que usar aplicativos no seu smartphone?

Em nossa experiência, os programas de auditoria seguem uma trajetória comum, e isto pode parecer familiar. Em algum lugar da empresa, um grupo concorda que as operações poderiam se beneficiar de auditorias de processo mais sistemáticas. Pouco importa se elas forem feitas em kamishibai, auditorias de processos em camadas ou qualquer outra metodologia de auditoria. O ponto é que a equipe está a bordo e pronta para inserir as auditorias na cultura.

As primeiras semanas são ótimas. As não conformidades são encontradas, registradas e corrigidas. Os KPIs começam a melhorar. As coisas estão indo bem.

Então as auditorias simplesmente param. Talvez haja um período em que os auditores estão apenas passando pelos movimentos, preenchendo a lápis a lista de verificação. Ou então, tudo simplesmente para.

O que aconteceu? Como um programa bem intencionado acabou sendo deixado de lado tão rapidamente?

Acontece que o problema nunca foi relacionado às próprias auditorias, foi como as realizamos. Frequentemente, as equipes de operações passam mais tempo gerenciando auditorias do que gerenciando processos. Consequentemente, as auditorias se tornam mais um encargo administrativo, deixando de entregar o valor prometido.

Aqui, a chave é reduzir os pontos de atrito nas suas auditorias de processos. Em outras palavras, elimine o papel, as camadas de comunicação e a entrada de dados que matam os programas de auditoria. Descobrimos que a digitalização dos processos de auditoria com aplicativos móveis é a melhor maneira de atingir esse objetivo.

A anatomia de um aplicativo digital de auditoria

Quando se tratar disto, os aplicativos para auditorias em smartphones são simples.

Eles são compostos por quatro passos claros:

  1. Criar uma nova auditoria
  2. Realizar a auditoria
  3. Ver os resultados da auditoria
  4. Gerenciar as ações corretivas abertas

Vamos examinar cada um destes pontos.

1) Criar uma nova auditoria

O primeiro passo para simplificar suas auditorias de processo é criar uma nova auditoria.

auditoria
Crie auditorias em dispositivos móveis que satisfaçam suas exatas necessidades.

Aqui, você deverá especificar

  • O nome da auditoria
  • Onde será realizada a auditoria
  • Quaisquer imagens ou instruções que a equipe precisar ter em mente

Isto lhe dará a opção de criar várias auditorias (talvez você precise de uma nova auditoria para cada linha ou processo).

Gerenciar várias auditorias nos aplicativos traz mais benefícios do que apenas reduzir o trabalho do administrador. Isso permite visualizar análises específicas para cada auditoria, e lhe dará uma maneira fácil de coletar e gerenciar ações corretivas abertas.

2) Realizar a auditoria

Teoricamente, esta é a parte fácil. Ela apenas requer um pouco de configuração.

Em um cenário tradicional de auditorias, um auditor andará pelo chão de fábrica e registrará o que ele observou.

auditoria
Coloque imagens e instruções nos passos da auditoria para garantir resultados precisos.

Neste caso, cada auditoria é representada por uma tela no aplicativo. Cada auditoria pode incluir um título, uma localização, instruções e imagens da situação desejada.

Então, o auditor fica diante de uma escolha entre duas opções: cada item da auditoria está ou não em conformidade.

Se tudo estiver em ordem, o aplicativo registrará o resultado positivo e seguirá para a próxima etapa. Se houver necessidade de uma ação corretiva, o aplicativo criará e registrará automaticamente uma ação aberta. Se outras pessoas precisarem se envolver, você poderá definir cada etapa da auditoria para enviar notificações em caso de "uma falha”.

3) Ver os resultados

Aqui estão as grandes melhorias. As auditorias tradicionais raramente oferecem tanto valor quanto deveriam. E isso ocorre porque as equipes de operações raramente reservam tempo para registrar e analisar dados durante a vida útil (talvez curta) de um programa de auditorias.

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Análises instantâneas o ajudam a ver os casos mais comuns de não conformidade.

Os aplicativos de auditoria em dispositivos móveis alteram isso. Ao coletar dados automaticamente, eles eliminam a necessidade da análise manual.

Pense como é grande essa mudança do status quo. Não há mais entrada de dados, não há mais análises feitas no Excel, e chega de registros ad hoc de ações e de dados incompletos.

Para cada auditoria, você poderá ver os resultados ao longo do tempo, responder suas perguntas mais urgentes. Quais itens de auditoria falham com maior frequência? Algumas linhas têm mais não conformidades do que outras? Alguns turnos de trabalho? Estamos perdendo oportunidades de realizar melhorias mais impactantes?

Com os aplicativos de auditoria, tudo isto fica disponível.

4) Gerenciar as ações abertas

O objetivo principal das auditorias é identificar os riscos à segurança ou à qualidade enquanto ainda houver tempo.

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Ter todas as ações abertas em um único lugar.

O aplicativo móvel da Tulip torna trivial o gerenciamento dessas ações. Assim que um auditor observar uma não conformidade, o aplicativo criará uma ação (vincular não conformidades a ações corretivas é fácil e requer apenas a tradução de seus POPs - procedimento operacional padrão - para o aplicativo). As ações são armazenadas em uma lista, permitindo que você lide com os itens, um de cada vez.

Cada ação corretiva tem uma data, um proprietário, uma descrição e instruções. Se a correção for complexa, você poderá vincular ações corretivas a instruções digitais de trabalho.

Portanto, o objetivo é simplificar para criar um melhor sistema de responsabilidades junto com suas auditorias.

Registre seus achados, crie uma ação, designe um responsável e pronto. Tudo não deve ser mais difícil que fazer isto.

Como começar

Até aqui, nós descrevemos como os aplicativos da Tulip podem otimizar seu programa de auditorias.

Assim como os aplicativos removem barreiras existentes entre você e suas auditorias, nós queremos facilitar tanto quanto for possível para você começar.

Se você estiver pronto para começar suas auditorias digitais, você poderá fazê-lo hoje mesmo com um teste gratuito da Tulip. E caso precise de ajuda, a Konitech, representante exclusiva da Tulip no Brasil, poderá ajuda-lo.

Comece a digitalizar suas auditorias hoje mesmo com um teste gratuito da Tulip.

Fonte: Tulip

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