Definição de auditoria de processos
As auditorias de processo são uma prática comum de manufatura para garantir a adesão a uma lista de condições e expectativas operacionais normais, que estão em constante mudança.
As auditorias podem assumir uma variedade de formas, desde o preenchimento de listas de simples verificação e de cartões kamishibai até mergulhos profundos multifuncionais em operações específicas. Durante as auditorias, as não conformidades são registradas, categorizadas e agregadas. As ações corretivas são então gerenciadas pela equipe de operações.
As auditorias de processo são essenciais para garantir que as linhas estejam funcionando como devem, para gerenciar a qualidade e a segurança e para detectar não conformidades na sua origem.
Por que fazer auditorias de processos?
Para algumas organizações, as auditorias de processo são uma parte necessária dos negócios (muitas empresas automotivas e aeroespaciais/de defesa exigem que seus fornecedores realizem e compartilhem auditorias regularmente).
Para outras organizações, as auditorias de processo são uma ferramenta para tornar a objetividade e a colaboração uma parte fundamental da qualidade.
Quando executadas adequadamente, as auditorias são uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua.
Veja por que.
Grande parte da excelência operacional e de manufatura pode ser resumida em uma única palavra: disciplina. Por exemplo, quantas iniciativas 5S começam com as melhores intenções, mas logo se deterioram em quadros brancos não utilizados?
A auditoria de processos é uma das maneiras mais fáceis de se comprometer firmemente com uma prática que melhora a qualidade, o envolvimento e as taxas de satisfação do cliente. O melhor de tudo, é que ela é objetiva, imparcial e mensurável.
Benefícios da auditoria de processos
Alguns dos benefícios da auditoria de processos incluem:
- Melhor qualidade e segurança
- Menos ações corretivas
- Menos sucata e retrabalho
- Melhor rendimento na primeira passagem
Tipos de auditoria de processos de manufatura (e por que elas nem sempre funcionam)
Embora sejam essenciais, as auditorias de processo têm a reputação de ser como melhorias do tipo "especial da semana", com pouco valor duradouro.
As auditorias de processo exigem comprometimento com uma prática regular e, como resultado, os indivíduos podem começar a "preencher a lápis" a lista de verificação delas.
Aqui, o problema quase sempre é como realizamos as auditorias, e não as auditorias propriamente ditas.
Vamos ver alguns exemplos de como diferentes auditorias de processos podem levar a resultados abaixo da média.
Listas de verificação de auditorias em papel
Em sua forma mais simples, as auditorias de processos podem ser implantadas como uma lista de verificação.
Geralmente, essas listas de verificação ficam na frente de cada célula ou ao lado do quadro da administração diária. Ele pode ser preenchido de acordo com quaisquer requisitos que você desejar e geralmente é atualizado mensalmente.
Todavia, na prática, nos tornamos dependentes de algumas pessoas para executar essa tarefa e auditorias são rotineiramente perdidas. Ou um líder de linha ou uma equipe de suporte analisará rapidamente a auditoria e marcará se o item está ou não em conformidade.
As listas de verificação de auditoria em papel não ajudam. Com o papel, é tedioso agregar os dados. É difícil reunir um contexto para fazer observações. Como resultado, os itens que geralmente não estão em conformidade são ignorados.
Consequentemente, as auditorias não são preenchidas com disciplina, e a qualidade é prejudicada.
As auditorias feitas com cartão
Algumas organizações chegaram à conclusão de que as auditorias simplesmente demoram muito e enfatizam demais um líder de linha já sobrecarregado, ou um supervisor, ou um engenheiro de suporte. Esses grupos podem recorrer ao Kamishibai, um programa de auditoria rápido e fácil, baseado em cartões.
O princípio por trás do Kamishibai é que as auditorias devem ser visuais e fáceis, para que todos sejam responsáveis por elas. Os cartões são de dupla face com uma condição "BOA" de um lado e uma condição "RUIM" do outro.
Algumas organizações consideram esse método de auditoria mais adequado ao ritmo acelerado e às prioridades competitivas de suas operações.
Embora seja uma ótima técnica de gerenciamento visual, esses sistemas de cartões de papel podem ser difíceis de manter. Criar e manter os cartões é um encargo administrativo. Francamente, os cartões podem ser irritantes − as pessoas querem um novo cartão de auditoria, não uma tarefa que envolva artes e ofícios.
Auditorias de processo em camadas
Frequentemente, as responsabilidades das auditorias recaem de modo desigual sobre poucos indivíduos.
É aqui que entram as auditorias em camadas
Uma auditoria de processo em camadas traz "camadas" adicionais de uma organização para uma auditoria. Essas camadas podem incluir gerenciamento, liderança e outras equipes, que estão ao lado dos trabalhadores no chão de fábrica. Ao adicionar camadas a um processo de auditoria estruturado regular, as empresas podem criar um programa de qualidade mais robusto.
Como obter o máximo de suas auditorias de processos através de aplicativos digitais
Neste ponto, vemos que as auditorias em papel são prejudicadas por que:
- O papel está propenso a erros
- Os cartões levam tempo para serem gerenciados
- Os dados baseados em papel são difíceis de serem agregados e analisados
A boa notícia é que existem maneiras fáceis de executar suas auditorias digitalmente. Com os aplicativos de auditoria, você pode eliminar papel, coletar dados em tempo real e otimizar suas auditorias de processos.
Vamos repassar alguns exemplos.
Como digitalizar suas auditorias de rotina através de aplicativos em dispositivos móveis
Com as auditorias de processos digitais da Tulip, você pode criar, realizar e gerenciar suas auditorias.
Cada vez que você criar uma nova auditoria, você tem a opção de preencher algumas informações básicas, como título, local e instruções da auditoria. Você também poderá incorporar imagens dos itens na auditoria, para dar ao auditor um ponto de referência.
Depois de iniciar a auditoria, você se move progressivamente por cada item dela. Na auditoria, você pode pensar em cada tela no aplicativo de auditoria como sendo um "cartão". O auditor caminhará pelo chão de fábrica, verificará processos e equipamentos e registrará se os resultados são aceitáveis em seu smartphone.
Se forem encontradas não conformidades, o aplicativo criará automaticamente uma ação corretiva. Você poderá ver todas as ações abertas em um único painel, e isto facilitará o planejamento e a coordenação de melhorias.
Finalmente, você poderá ver os resultados de suas auditorias ao longo do tempo em diagramas de Pareto, ou em qualquer forma de visualização que funcionar para você.
Como começar as auditorias digitais de processos através de aplicativos
As auditorias de processos são uma das maneiras mais fáceis de digitalizar seus processos.
Os aplicativos de auditorias de processos acima descritos são prontos para serem usados no seu chão de fábrica. Todos os campos podem ser configurados e atualizados para seus processos originais. Todos sem uma única linha de código.
Se você estiver pronto para começar suas auditorias digitais, você poderá fazê-lo hoje mesmo com um teste gratuito da Tulip. E caso precise de ajuda, a Konitech, representante exclusiva da Tulip no Brasil, poderá ajuda-lo.
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Fonte: Tulip
